MUNICIPALIDAD DE TIGRE
Secretaría de Gobierno
Dirección de Despacho General y Digesto P12
Procedimiento Administrativo
DECRETO 734/80
Reglamento de la Ordenanza General 267,
NORMAS DE PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
TIGRE, 5 de mayo de 1980.-
VISTO
La puesta en vigencia por parte del Gobierno de la Provincia de Bue-nos Aires de la Ordenanza General N° 267, que determina las NORMAS DE PROCEDI-MIENTO ADMINISTRATIVO para todas las Municipalidades de la Provincia, y,
CONSIDERANDO
Que, en consecuencia, corresponde derogar el Decreto Nº 1500/77, que legisló en dicha materia en el ámbito de esta Comuna, a los efectos de que asuma plena vigencia la Ordenanza General Nº 267;
Que conforme lo determina el articulo 134 de la mencionada Orde-nanza General, corresponde a los Departamentos Ejecutivos Municipales reglamentar la aplicación de la misma y dictar normas complementarias.
Por ello, el Intendente Municipal del Partido de Tigre, en uso de las atribuciones antes mencionadas,
DECRETA
ARTICULO 1.- Denomínase al presente DECRETO REGLAMENTARIO Y NORMAS COMPLEMENTARIAS DE LA ORDENANZA GENERAL N° 267 “NORMAS DE PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO”
ARTICULO 2º.- La Dirección de Despacho General llevara los siguientes registros:
a) Registro Único de Ordenanzas: Para asentar y numerar correlativamente las Ordenan-zas dictadas por el Gobierno de la Provincia de Buenos para el Partido de Tigre y por el Departamento Ejecutivo en uso de las atribuciones delegadas.
b) Registro de Decretos Para asentar los Decretos dictados por el Departamento Ejecutivo, por orden correlativo y cronológico.
c) Registro Resoluciones: Para asentar las Resoluciones dictadas por el Departamento Ejecutivo y por los señores Secretarios y Subsecretarios en los asuntos internos de sus respectivas áreas, por orden numérico y cronológico,
ARTICULO 3.- La Dirección de Despacho General remitirá a las Secretarias o Subsecre-tarías del Departamento Ejecutivo copia de las Circulares, Resoluciones Decretos, Orde-nanzas Generales, etc., dictadas por el Gobierno de la Provincia de Buenos Aires.
Además se remitirá a todas las dependencias internas copia de las Ordenanzas, De-cretos o Resoluciones dictadas por el Departamento Ejecutivo.
En todos los casos, las Secretarias, Subsecretarias o dependencias quedan obligadas a cumplirlas y mantenerlas archivadas para su consulta.
ARTICULO 4.- La Dirección de Despacho General mantendrá el archivo de los originales de los Decretos dictados por el Departamento Ejecutivo, encuadernados por orden numéri-co y cronológico. Además mantendrá un archivo por orden temático de Decretos, Resolu-ciones, Ordenanzas, Disposiciones y toda otra norma, municipal o provincial. Las depen-dencias internas podrán consultar el mismo en la mencionada Dirección.
ARTICULO 5.- Todas las Secretarías y Subsecretarías en dependencia directa del Depar-tamento Ejecutivo mantendrán a disposición de los contribuyentes, vecinos o de quienes hubiesen tenido algún problema dentro del Partido, un LIBRO DE QUEJAS.
Una vez asentada la queja, el Secretario o Subsecretario del ramo producirá infor-mación al respecto y dentro de las veinticuatro (24) horas elevará las actuaciones a conside-ración del Departamento Ejecutivo quien resolverá al respecto.
ARTICULO 6.- Para la recepción por parte de la Mesa de Enteradas, Salidas y Archivo de toda documentación para la posterior formalización de expedientes o alcances, se procederá conforme a uno de los siguientes métodos:
a) Para presentaciones de documentación que impliquen aspectos técnicos que requieran un conocimiento especializado para determinar su corrección, serán visados previamente por la oficina técnica correspondiente. Dicha visación implica que la documentación se encuentra en orden y li¬bra a la Mesa de Entradas, Salidas y Archivo de toda responsabi-lidad ulterior.
b) Para presentación de documentación no técnica, relacionada con trámites habituales, la oficina competente deberá comunicar por escrito a la Mesa de Entradas, Salidas y Ar-chivo los requisitos que tal presentación debe reunir. Para el presente caso, la responsa-bilidad de la oficina receptora se circunscribe a la verificación del cumplimiento de las exigencias solicitadas por la dependencia correspondiente.
Será obligatorio comunicar todo cambio de las condicio¬nes de recepción.
Toda excepción será autorizada únicamente mediante firma y constancia escrita de la dependencia a la cual competa el cumplimiento de la parte exceptuada.
ARTICULO 7. - Hasta tanto se dicten las normas completas para el diligenciamiento de la documentación administrativa, las Direcciones harán llegar a la Dirección de Despacho General, por intermedio de las respectivas Secretarias o Subsecretarias. según los casos, la nómina de la documentación que ese Departamento de Mesa de Entradas, Salidas y Archi-vo le deberá remitir como primer paso del trámite.
La nómina de la documentación deberá entregarse dentro de los diez (10) dirás de promulgado el presente Decreto
ARTICULO 8.- Es obligatorio el empleo de los formularios de FOJA DE RUTA para los pases internos de expedientes, conforme a las siguientes prescripciones:
a) El original de la foja de ruta quedará en el talonario perteneciente a la dependencia remi-tente.
b) El duplicado será remitido obligatoriamente dentro del mismo día de efectuado el pase, al Departamento de Mesa de Entradas, Salidas y Archivo.
c) El triplicado será para la oficina receptora.
d) Es obligatoria la aclaración de la firma de los agentes intervinientes.
e) Toda dependencia que proceda a la agregación y/o desglo¬se de expedientes, por así exi-girlo el trámite de los mismos deberá comunicar en el día tal circunstancia al Departa-mento Mesa de Entradas, Salidas y Archivo.
f) Todo pase de expediente con matrícula distinta a la correspondiente a esta Comuna, así como su agregado y/o desglose, deberá comunicarse inmediatamente al Departamento de Mesa de Entradas Salidas y Archivo, cualquiera fuere el año de los mencionado ex-pedientes.
g) Establécese la obligación del estricto cumplimiento del Decreto Municipal 669/76.
h) El Departamento de Mesa de Entradas, Salidas y Archivo impugnará todo trámite que no respete las presentes prescripciones informado a la Dirección de Despacho Gene¬ral so-bre la responsabilidad de los infractores, a los efectos de aplicarse las sanciones perti-nentes, si así correspondiera.
i) (Por Decreto 5681 del 30 de octubre de 1989, se incorpora el inciso i) del presente artículo 8, con el siguiente texto): El empleado receptor de expedientes firmará la foja de ruta en el lugar destinado a tal fin, aclarando nombre, apellido y consignando en for-ma legible la HORA EN QUE SE EFECTÚA LA RECEPCIÓN.
EL Decreto 5681 del 30 de octubre de 1989, en su artículo 2, establece: Encomiéndase a la Mesa de Entradas, Salidas y Archivo, registre en la correspondiente ficha el movimiento de expediente respetando el horario consignado por el empleado receptor.
ARTICULO 9.- Todas las dependencias quedan obligadas a con¬servar durante cinco años los talonarios de hojas de ruta utilizados y los triplicados recibidos junto con los expedien-tes.
Vencido dicho término, se remitirán los talonarios al Archivo General para su con-servación en el depósito.
ARTICULO 10.- Las hojas de ruta serán confeccionadas colocando los expedientes por orden numérico de menor a mayor, con números claros y sin tachaduras, borrones o raspa-duras. Todo error será salvado por el empleado interviniente. Las dependencias podrán rechazar todo pase de expedientes cuya hoja de ruta no se hubiese confeccionado respetan-do las pres¬cripciones del presente Decreto.
ARTICULO 11.- La Secretaría Privada recibirá toda la correspondencia dirigida a esta Comuna y procederá de la siguiente forma:
a. La correspondencia calificada como “secreta", “confidencial”, “reservada” u otras de-nominaciones similares, será encauzada, según el casos por la Secretaría Privada, con o sin intervención de la Mesa de Entradas, Salidas y Archivo, de acuerdo con la decisión que adopte dicha Secretaria.
b. El resto de la correspondencia será remitida a la Mesa de Entradas, Salidas y Archivo, a los efectos de su clasificación y remisión a la oficina de competencia.-
c. En todos los casos, la Mesa de Entradas, Salidas y Archivo deberá archivar el recibo de recepción de la corresponden¬cia, con firma y aclaración de firma, del funcionario o em-pleado interviniente.
d. La correspondencia que se remita por correo, será enviada a la Mesa de Entradas, Sali-das y Archivo hasta dos horas antes de la finalización de tareas, exceptuándose de esta disposición los casos de urgencia.
La correspondencia que se califique como "Expreso", “Expreso con Aviso de Recepción” y “certificada", deberá ser avalada por el funcionario que la remita, quien de esa forma justificará que la importancia de la carta merece tal categoría.
ARTICULO 12.- Los expedientes serán numerados correlativamente a partir del número 1 (uno) y en forma progresiva hasta finalizar un periodo límite de cinco (5) años cumplidos los cuales se comenzará a partir del número 1 (uno) nuevamente.
ARTICULO 13.- El archivo de un expediente será dispuesto por los señores Secretarios Subsecretarios en relación de dependencia directa del señor Intendente o por el Departa-mento Ejecutivo, cuando el trámite se encuentre finalizado o el trámite se paralice conforme a lo establecido establecido' en el presente Decreto.
Para retirar un expediente archivado se deberá solicitar tal medida por escrito, fir-mando el funcionario competente hasta Jefe de Departamento, inclusive. Dicha solicitud será archivada en el expediente solicitado.
Si se efectuaren nuevas actuaciones se requerirá para volver a archivarlo la disposi-ción del Secretario respecti¬vo o Subsecretarios en relación de dependencia directa del señor Intendente Municipal. En caso de no haberse efectuado alguna actuación, el mismo funcio-nario solicitante podrá devolverlo para continuar con su archivo mediante providencia es-crita en el mencionado expediente.
ARTICULO 14.- La Dirección de Despacho General recibirá la documentación que deba ser remitida a las autoridades provinciales por intermedio del Gestor Oficial. Dicha Direc-ción comunicará al Departamento de Mesa de Entradas Salidas y Archivo, la nómina de los expedientes remitidos y recibidos.
ARTICULO 15.- Todas las actuaciones deberán foliarse por or¬den correlativo, utilizándose sello foliador que se estampará en el ángulo superior derecho de la foja. La dependencia que remita una actuación estará obligada a realizar esta operación, la que será controlada por la dependencia receptora. Las dependencias no recibirán ni remitirán ningún expediente sin que Las fojas estén numeradas por orden sucesivo.
Por ningún motivo podrá ser alterada la folia¬tura de las actuaciones, las que se con-servarán hasta la finalización del trámite y periodo de archivo, los errores de foliación de-berán ser salvados en la foja erróneamente numerada.
ARTICULO 16.- Toda foja que se incorpore a un expediente deberá llevar escrito una sola vez el número de expediente o trámite interno, el que será transcripto en el ángu¬lo superior derecho, debiendo unirse cada foja con el sello de la dependencia correspondiente colocado mitad en la hoja que se agrega y mitad en la anterior.
ARTICULO 17º.- (Según texto introducido por Decreto 8111, del 31 de agosto de 1987:
ARTICULO 17º.- Los expedientes, “Alcances” y demás documentos de una o más fo-jas que se agreguen a otro, serán refoliados siguiendo el orden correlativo de la última foja del expediente al cual se agregan, dejándose constancia en el informe de agregación de la cantidad de fojas que se agregan y de los números que recibirán, procediéndose a tachar en cruz los folios que quedan anulados en virtud de tal proce-dimiento.
ARTICULO 18.- En todos los casos en que se agreguen expediente, o alcances, incluso cuando se "agregue sin acumular”, el funcionario que disponga tal medida en los casos de expedientes o el empleado que efectúe de por si la agregación en casos de alcances, deberá dejar constancia escrita de la fecha y los motivos de la agregación en informe colocado en la última foja del expediente principal.
En dicho informe deberá constar, claramente, la cantidad de folios del expe-dientes original, la cantidad de folios del expediente o alcance agregado y el número de folio que recibe en su carátula el expediente o alcance agregado,
En los casos de agregación de alcances al expediente original, se prescindirá de dejar constancia escrita de las causas, no así de los demás datos.
ARTICULO 19.- Los cuerpos anexos de los expedientes deberán llevar en su carátula un letrero que exprese su condición de Anexo Nº ... y número de expediente original.
ARTICULO 20.- Será obligación de la oficina que efectúe una agregación de expedientes, comunicar en el mismo día tal circunstancia a la Mesa de Entradas, Salidas y Archivo.
ARTICULO 21.- Toda raspadura corrección o borradura en los expedientes, deberán ser salvadas al pie y antes de la firma del informe, decreto o resolución.-
ARTICULO 22.- Cuando todo lo escrito constituyera error, se inutilizará con la nota de "ERROSE" puesta transversalmente y suscrita por quien corresponda.
ARTICULO 23.- Los informes de los funcionarios o reparticiones deberán ser claros y concisos, limitándose al objeto del informe en lo que le corresponda exclusivamente y ex-presando su opinión en forma categórica.
En todos los casos en que se requiera informes de una repartición se considerará como opinión de la misma la que emane de su jefe o director.-
ARTICULO 24.- Las Secretarías o Subsecretarías según corresponda, cuando propongan la sanción de una Ordenanza, Decreto o Resolución al Departamento Ejecutivo, harán ¬llegar a la Secretaria de Gobierno el proyecto de la norma propuesta con los antecedentes que ilus-tren sobre el particular.
El proyecto de Ordenanza, Decreto o Resolución deberá contener, además de la parte resolutiva, el visto y los considerandos que fundamentan el dictado de la norma.
.ARTICULO 25.- Cuando se efectúen desgloses si se considera que la foja o fojas desglo-sadas tienen importancia para el tramite posterior del expediente, se dejará copia autentica-da de las mismas; en caso contrario, se utilizará un formulario que se intercalará en reem-plazo de la documentación desglosada y que contendrá la numeración de la hoja donde se encuentra la providencia que ordenó el desglose, la mención del contenido de la desglosada y demás datos necesarios para su individualización. En ambos casos se repondrá el sellado que correspondiere.-
ARTICULO 26.- Prohíbese el pase de expedientes de una depen¬dencia a otra con la mera constancia de “a sus efectos", o “a efectos que estime corresponder". En todos los casos se dejará constancia de los motivos que fundamentan el pase.
ARTICULO 27.- Cuándo una dependencia eleve a otra superior un trámite para su resolu-ción, deberá dejar constancia en tal elevación de la medida que correspondería adoptar en opinión de esa dependencia y juzgando en virtud de la documentación aportada. En caso contrario se deberá dejar constancia de los motivos por los cuales no se emite la mencionada opinión.
ARTICULO 28.- Los informes producidos por los inspectores en los lugares inspecciona-dos, ya se efectúen por Actas o por meros informes en los expedientes, deberán evacuar todos los datos solicitados, con claridad y precisión, así como dejar constancia de todas las observaciones recogidas, relacionadas directa o indirectamente, con el trámite que se está diligenciando.-
ARTICULO 29.- Establécese que los tramites calificados como “URGENTES" deberán ser resueltos por cada una de las dependencias intervinientes en el término de cuarenta y ocho (48) horas y los calificados como MUY URGENTES en el termino de veinticuatro (24) horas. Las dependencias deberán dejar cons¬tancia de la hora de remisión y recepción de las actuaciones tanto en el expediente como en la hoja de ruta.
Los funcionarios que califiquen un trámite como “URGENTE” o “MUY URGEN-TE”, serán responsables de ello y deberán fundamentar en forma resumida y lo y lo mas precisa posible, las razones que determinan tal calificación.
ARTICULO 30.- Las dependencias municipales adoptarán las medi¬das necesarias para que los "OFICIOS JUDICIALES" se diligencien en el término legal correspondientes.
A esos efectos la Mesa de Entradas Salidas y Archivo los clasificará como trámite "URGENTE" y todas las dependencias intervinientes se expedirán en el mas breve plazo posi¬ble. Cuando resulte necesario retener el tramite a la espera de antecedentes o por otras causas, se dejará constancia escrita de tal circunstancia.
ARTICULO 31.- El Departamento de Mesa de Entradas, Salidas y Archivo clasificará los tramites presentados an¬te la misma, dejándose constancia de dicha clasificación mediante sellos que se colocarán en la carátula de los expedientes.
ARTICULO 32.- (Texto introducido por Decreto 84/93) La Dirección General de Personal llevará un registro de firma, media firma e inicial del personal municipal con funciones desde categoría 23, inclusive, incluyendo el escalafón jerárquico.
La responsabilidad de cumplimiento recae en cada funcionario comprendido, de-biendo satisfacerla en el plazo de sesenta días corridos, presentándose a tal efecto en la Di-rección General de Personal.
Los funcionarios designados en el futuro deberán satisfacer este requisito en el momento de su designación.
Texto introducido por Decreto 1533/09
ARTICULO 32.- La Dirección General de Personal llevará un registro de firma del perso-nal municipal que se formalizará mediante la firma estampada por el agente en la ficha del legajo personal.
ARTICULO 33.- El sello aclaratorio de firma constará sólo de dos (2) líneas y consignará en la línea superior el título profesional o el grado si lo tuviera y el nombre y apellido del firmante, y la segunda el cargo o función establecido en la estructura orgánica funcional.
Las letras del nombre no tendrán más de DOS MILÍMETROS (2 mm.) y las demás serán algo más chicas, guardando proporción con la primera.
Se evitarán abreviaturas, salvo que la extensión excesiva de la leyenda la hiciera necesarias. Cuando exigencias de la función o del trámite lo requieran se podrá agregar en otra línea el número de matricula, permiso, etc..
ARTICULO 34.- En el sello escalera se identificará a quienes intervengan en un escrito: quién lo redactó y luego quién lo dactilografió y si algún otro agente hubiese intervenido también colocará sus iniciales en tantos casilleros como corresponda.
El sello escalera será rectangular de TREINTA Y CINCO milímetros (35 mm,) de altura por QUINCE MILÍMETROS (15 mm.) de ancho, con líneas simples horizontales que dividirán el rectángulo en cuatro partes iguales.
En la parte superior interna del rectángulo irá impresa la sigla del que lo utilice.
El sello escalera se ubicará. a diez milímetros (10 mm.) debajo del texto y contra el margen izquierdo previsto para la escritura.
ARTICULO 35.- La Dirección de Despacho General llevará el registro de siglas, que a tales efectos deberá elaborar la Subsecretaria de Sistemas y Métodos, la cual las ajustará a la Estructura Orgánica Funcional.
ARTICULO 36.- Toda documentación que se produzca, con más de un folio deberá ser foliada con sello foliador el cual se colocará en el ángulo superior derecho del anverso de cada hoja
El sello foliado tendrá una circunferencia exterior de VEINTICINCO milímetros (25 mm.) de diámetro y una interior de VEINTE (20 mm.). Dentro del círculo interno lle-vará la inscripción Folio en una línea y debajo puntos suspensivos. En el espacio entre las dos circunferencias llevará impreso MUNICIPALIDAD DE TIGRE.
ARTICULO 37.- A todo documento que pueda ser compilado, deberá dejársele en el an-verso un margen izquierdo de cuarenta milímetros (40 mm) y uno derecho de DIEZ milí-metros (10 mm.). En el reverso se invertirán estos márgenes.
ARTICULO 38.- En toda documentación administrativa que requiera pases en su tramita-ción, los mismos se consignarán uno a continuación del otro, utilizando el espacio inferior que quede disponible en el folio antes de pasar al reverso del mismo.
ARTICULO 39. - La escritura será a máquina de tipo corriente, con cinta de color negro fijo y a dos (2) interlíneas.-
ARTICULO 40.- Los artículos se identificarán por números arábigos y los incisos por letras minúsculas. La numeración de los artículos será cardinal.
ARTICULO 41.- Los nombres de persona se inscribirán completos y siempre en su orden natural, es decir, primero los nombres y luego los apellidos. Se inscribirán con caracteres mayúsculos: los apellidos, las cantidades de dinero y las canti¬dades de medidas. A conti-nuación de las cantidades en letras, se las repetirá en números escritos entre paréntesis. Igualmente se escribirá con mayúscula aquello que por su importancia sea con¬veniente re-saltar.
ARTICULO 42.- El nombre del lugar donde se emite la documentación administrativa precederá a la fecha.
El espacio correspondiente a la fecha se dejará en blanco hasta que la autoridad que corresponda haya firmado, oportunidad en la que recién será colocada.
El giro de la documentación deberá efectuarse en la fecha que fue firmada.
ARTICULO 43.- La escritura se iniciará a dos interlineas de la última línea del membrete si lo hubiere o de la última línea del escrito que lo preceda y a partir del centro del espacio dispuesto para la escritura.
ARTICULO 44. - Quedan prohibidos los pases de toda documentación cuando no lo justi-fique la naturaleza o importancia del asunto en trámite.
Al efectuarse un pase, debe señalarse la razón que lo motiva.
ARTICULO 45.- Toda situación que pueda presentarse en la tramitación de la documen-tación administrativa y que no este prevista en el presente Decreto, será resuelta mediante la aplicación de la norma que la contempla en el orden provincial.
ARTICULO 46.- La recepción de los escritos posteriores, determinada en el Artículo 34 de la Ordenanza General 267, solo podrá ser efectuada por Mesa de Entradas, Salidas y Archivo, la que confeccionará ALCANCE tal como se determina en el Artículo 44º de di-cha Ordenanza General.
ARTICULO 47.- La Mesa de Entradas Salidas y Archivo procederá a remitir la documen-tación formalizada como ALCANCE a la dependencia donde se encuentre registrado el expe¬diente mencionado en dicho Alcance.
La dependencia receptora tendrá la obligación de agregar la documentación conte-nida en el Alcance en FORMA INMEDIATA al expediente básico y darle el tratamiento que correspon¬da.
Dicha agregación deberá efectuarse siguiendo las normas vigentes en materia de agregación de expediente y/o documentación a otros expedientes.
En caso de no procederse en forma inmediata a la agregación del Alcance deberá dejarse constancia por escrito en el mismo de los motivos del impedimento.- El Jefe de la oficina que demore injustificadamente una agregación será responsable de los perjuicios que dicho acto produzca a la Administración.
El Departamento Ejecutivo, previo informe fundado de la Secretaria correspondien-te será quien determine la va¬lidez o improcedencia de los motivos con los cuales se pretenda justificar una falta de agregación inmediata de ALCANCES.
ARTICULO 48.- Los señores Secretarios del Departamento Ejecutivo quedan facultados para ordenar la recepción y agregación de un escrito posterior a un expediente en tramite sin la formalización de ALCANCE por parte de la Mesa de Entradas, Salidas y Archivo.
ARTICULO 49.- derogase el Decreto Nº 1500/77 y toda otra disposición que se oponga al presente
ARTICULO 50º.- Refrenden el presente Decreto señores Secretarios del Departamento Ejecutivo.-.
ARTICULO 51.- Dese al Registro Municipal de Normas. Comuníquese a todas las depen-dencias municipales. Cúmplase.-
Firmado: José Cadenazzi, Secretario de Gobierno. Hugo Leber, Secretario de economìa y Hacienda. Guillermo D. García de la Vega, Secretario de Obras Públicas y Planeamiento. Roberto L. Ramos, Secretario de Bienestar Social
Ricardo Ubieto, Intendente.
Es copia del original archivado en la Dirección de Despacho General y Digesto
DECRETO N° 734